Política de tratamiento de datos personales
Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 y demás normas concordantes sobre protección de datos personales en Colombia. Describe cómo Medihogar recolecta, usa, almacena y protege los datos personales de sus pacientes y de quienes se comunican con ella, y explica cómo ejercer los derechos que la ley reconoce a los titulares.
1. Responsable del tratamiento
| Nombre | Mileiny Julieth Rivera Serrano |
|---|---|
| Documento de identidad | Cédula de ciudadanía 1.098.614.121 |
| Nombre comercial | Medihogar |
| Domicilio | Calle 5a Este # 7-41, Socorro, Santander, Colombia |
| Correo electrónico | Mdmileinyrivera@gmail.com |
| Teléfono | 302 713 1058 |
El Responsable actúa como persona natural en ejercicio de servicios profesionales de medicina general. Es a esta dirección y a este correo donde deben dirigirse las consultas y los reclamos relacionados con datos personales.
2. Encargado del tratamiento
Para la atención automatizada de los mensajes que los pacientes envían por WhatsApp, el Responsable ha contratado a DigitalWorkflowLab, que actúa como Encargado del tratamiento conforme al artículo 3 de la Ley 1581 de 2012 y al artículo 2.2.2.25.3.7 del Decreto 1074 de 2015.
El Encargado trata los datos únicamente siguiendo las instrucciones del Responsable y para las finalidades descritas en esta política. La relación está regulada por un contrato de transmisión de datos que obliga al Encargado a guardar confidencialidad, aplicar medidas de seguridad y devolver o suprimir los datos al terminar el encargo.
Los datos personales de los pacientes no se usan para entrenar modelos de inteligencia artificial, ni se ceden, venden o comparten con terceros con fines comerciales, publicitarios o de perfilamiento.
3. Datos que se recolectan
- Datos de identificación y contacto: nombre, número de documento, número de teléfono, dirección del domicilio donde se presta la atención.
- Datos de la comunicación: el contenido de los mensajes que el titular envía voluntariamente por WhatsApp y la fecha y hora en que los envía.
- Datos administrativos del servicio: fechas de valoración programadas, documentos solicitados y estado de trámites.
- Datos sensibles: el titular puede mencionar espontáneamente información relativa a su salud. Los datos de salud son datos sensibles (artículo 5 de la Ley 1581 de 2012) y su tratamiento requiere autorización explícita del titular, quien no está obligado a suministrarlos.
4. Finalidades del tratamiento
Los datos se tratan exclusivamente para:
- Atender de forma administrativa y automatizada los mensajes que el paciente o su representante envían al canal de WhatsApp.
- Informar sobre fechas de valoración médica domiciliaria, documentos y trámites del servicio.
- Coordinar y prestar el servicio de medicina general domiciliaria.
- Remitir a una persona del equipo cualquier consulta que no sea administrativa.
- Cumplir obligaciones legales aplicables a la práctica médica y a la protección de datos.
No se realizan llamadas ni envíos masivos de publicidad por este canal. El canal automatizado solo responde a mensajes que el titular inicia.
5. Aviso sobre el uso de inteligencia artificial
- El asistente no diagnostica, no prescribe, no interpreta resultados y no emite conceptos médicos de ninguna clase.
- Su alcance es estrictamente administrativo.
- Ante cualquier duda, consulta clínica, queja o situación que no pueda resolver, el asistente deja de responder y remite la conversación a una persona.
- Antes de que la información del mensaje sea procesada por el sistema de inteligencia artificial, los datos que permiten identificar directamente al titular —nombre, número de documento y número de teléfono— son reemplazados por códigos anónimos.
- El titular puede en cualquier momento pedir ser atendido directamente por una persona escribiéndolo en la conversación.
Este aviso se da en cumplimiento del deber de informar al usuario sobre el uso de tecnologías de la información en la orientación en salud (Resolución 2654 de 2019 del Ministerio de Salud y Protección Social).
6. El registro de conversaciones no es historia clínica
El registro de los mensajes intercambiados por WhatsApp es un soporte administrativo de comunicación y no constituye historia clínica en los términos de la Resolución 1995 de 1999. La historia clínica del paciente se lleva de forma independiente, por la profesional tratante, con las garantías de reserva, integridad y conservación que exige la ley.
7. Autorización del titular
El tratamiento de los datos requiere autorización previa, expresa e informada del titular. Se entiende otorgada cuando el titular, habiendo sido informado de esta política, inicia voluntariamente la conversación y suministra sus datos para recibir el servicio.
Tratándose de datos sensibles, la autorización es explícita y facultativa: el titular no está obligado a autorizar su tratamiento y puede negarse a suministrar información sobre su salud sin que ello impida la atención administrativa.
8. Menores de edad y personas que requieren representación
Los mensajes relativos a pacientes menores de edad deben ser enviados por su representante legal. Lo mismo aplica a pacientes que, por su condición de dependencia funcional, son representados por un familiar o cuidador autorizado.
El tratamiento de datos de menores respeta el interés superior del niño, niña o adolescente y sus derechos fundamentales, y responde a una finalidad legítima y necesaria para la prestación del servicio de salud.
9. Derechos del titular
Conforme al artículo 8 de la Ley 1581 de 2012, el titular tiene derecho a:
- Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.
- Solicitar prueba de la autorización otorgada.
- Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
- Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio por infracciones a la ley.
- Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que lo impida.
- Acceder de forma gratuita a sus datos personales.
10. Cómo ejercer los derechos: consultas y reclamos
Las solicitudes se presentan al correo Mdmileinyrivera@gmail.com, indicando el nombre del titular, el motivo de la solicitud y un dato de contacto para la respuesta. También pueden presentarse por escrito en la dirección física indicada en la sección 1.
| Consultas (art. 14) | Se atienden en un plazo máximo de diez (10) días hábiles. Si no fuera posible, se informa al interesado el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. |
|---|---|
| Reclamos (art. 15) | Se atienden en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo. Si no fuera posible, se informa el motivo y la fecha de respuesta, que no superará los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo. |
Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes para que lo subsane. Transcurridos dos (2) meses sin respuesta del solicitante, se entenderá que ha desistido.
La supresión de datos puede solicitarse también en la página Eliminación de datos.
11. Seguridad de la información
Se aplican medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra acceso no autorizado, pérdida, alteración o uso fraudulento: cifrado de las comunicaciones, control de acceso por roles, anonimización de identificadores antes de cualquier procesamiento automatizado y deberes contractuales de confidencialidad para el Encargado.
12. Vigencia y conservación
Esta política rige desde la fecha indicada al inicio. Los datos se conservan durante el tiempo necesario para cumplir las finalidades descritas y las obligaciones legales aplicables a la práctica médica; cumplido ese término, se suprimen o se anonimizan.
Cualquier modificación sustancial de esta política será comunicada a los titulares por los canales de contacto disponibles antes de su entrada en vigor.